Gérer sa flotte sur Excel : limites et alternatives
Beaucoup de flottes commencent sur un cahier, puis sur Excel. C'est un bon début — jusqu'au jour où le fichier ne suffit plus. Voici comment le reconnaître, et comment changer sans perdre votre historique.
Ce qu'Excel fait bien
Il est connu, souple, et déjà sur l'ordinateur. Pour un ou deux véhicules suivis par une seule personne, un tableau bien tenu suffit souvent.
Ses limites pour une flotte
- Une seule version juste : dès que le fichier circule par e-mail ou WhatsApp, plusieurs copies divergent ;
- des formules fragiles : une ligne insérée ou une cellule écrasée fausse les totaux sans prévenir ;
- l'historique réécrit : changer un taux de commission recalcule souvent les mois passés ;
- pas de saisie depuis la route : le chauffeur envoie sa recette par message, et quelqu'un la ressaisit ;
- pas d'alerte : une vidange ou une assurance qui arrive à échéance ne prévient personne ;
- pas de droits d'accès : qui ouvre le fichier voit tout et peut tout modifier ;
- la sauvegarde dépend de vous : un ordinateur perdu, et l'historique part avec.
Quand changer
Quand plusieurs personnes saisissent, quand vous avez plusieurs chauffeurs, ou quand vous découvrez une échéance après coup. À ce stade, le temps passé à tenir le fichier coûte plus qu'un outil.
Changer sans repartir de zéro
- MOUTOUKA importe vos recettes et vos dépenses depuis Excel, à partir d'un modèle de fichier à télécharger ;
- l'administrateur peut à tout moment exporter l'intégralité des données en Excel, et restaurer à partir d'un tel fichier ;
- les données sont en plus sauvegardées chaque nuit.
Chaque personne a son rôle — administrateur, gestionnaire, lecteur, chauffeur — et le chauffeur saisit depuis son téléphone, même sans réseau. Avec un véhicule et un utilisateur, MOUTOUKA est gratuit ; au-delà, voyez les tarifs.